Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") regula el tratamiento de datos personales realizado por Condominio Campestre San Martín II ("San Martín II") conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen o complementen.

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de copropietarios, administradores autorizados, visitantes del sitio web y personas que utilicen los servicios en línea del condominio (reservas de amenidades, portal de administración y demás funcionalidades habilitadas).

Complementa la política de privacidad del sitio web, que describe de forma resumida las prácticas de tratamiento en la plataforma digital.

El responsable del tratamiento de los datos personales es la administración de Condominio Campestre San Martín II, con domicilio en Santa Rosa de Lima, Bolívar, Colombia, República de Colombia.

• Correo para asuntos de Habeas Data y privacidad: representantelegal@sanmartin2.com
• Representación legal: representante legal del condominio (mismo canal de contacto).

Para la operación técnica del sitio web, la gestión de la plataforma digital y el soporte de los sistemas de información, el responsable ha designado como encargado del tratamiento al equipo de soporte tecnológico del condominio, contactable en it@sanmartin2.com. El encargado trata datos personales únicamente conforme a las instrucciones del responsable y para las finalidades descritas en esta Política.

San Martín II puede tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Identificación y contacto: nombres y apellidos, lote o unidad, correos electrónicos, teléfonos.
• Datos del padrón de copropietarios: área, coeficiente, cuota de administración e información de trámite (escritura, acta de entrega, responsable, etc.).
• Datos de reservas: amenidad, fecha, número de invitados, tipo de evento, notas y estado de la solicitud.
• Datos de acceso: usuario, rol y credenciales de administradores del portal (contraseñas almacenadas con hash).
• Datos de consentimiento y seguridad: evidencia de autorizaciones, versión de política aceptada, fecha, hash de IP y agente de usuario en registros de cumplimiento.

• Gestionar el padrón de copropietarios y la información administrativa del condominio.
• Verificar la identidad de copropietarios en procesos de reserva de amenidades.
• Tramitar, aprobar, rechazar o cancelar solicitudes de reserva.
• Administrar el portal interno y los usuarios autorizados.
• Enviar comunicaciones transaccionales (códigos de verificación, confirmaciones, rechazos, recuperación de contraseña y notificaciones a la administración).
• Publicar noticias, eventos y contenido institucional.
• Registrar y acreditar consentimientos otorgados por los titulares.
• Garantizar la seguridad del sitio y prevenir usos fraudulentos o abusivos.
• Cumplir obligaciones legales aplicables al condominio.

El tratamiento de datos personales se sustenta, según el caso, en:

• Autorización del titular: cuando usted acepta expresamente esta Política —por ejemplo, en su primer acceso al portal o al verificar su correo como copropietario— o cuando marca las casillas de aceptación en formularios. Las casillas de autorización no vienen marcadas por defecto.
• Ejecución de la relación con el titular: gestión de reservas, verificación de copropiedad y prestación de servicios solicitados.
• Interés legítimo del responsable: seguridad de la información, prevención de fraude y conservación de registros de cumplimiento normativo.
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando la ley exija conservar o reportar determinada información.

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para presentar consultas (conocer, acceder o actualizar datos) o reclamos (corregir, suprimir o revocar autorización), el titular o su apoderado puede enviar una solicitud al responsable del tratamiento con la siguiente información mínima:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción clara de los hechos y del derecho que desea ejercer.
• Medio de contacto para la respuesta (correo electrónico o dirección).
• Documentos que acrediten la solicitud, cuando corresponda.

Canal principal: representantelegal@sanmartin2.com

El responsable atenderá la solicitud dentro de los plazos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Si la respuesta no es satisfactoria, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

San Martín II adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas: comunicación cifrada (HTTPS), almacenamiento de contraseñas y códigos con hash, control de acceso al portal de administración, limitación de solicitudes (rate limiting), validación anti-bot en formularios públicos y alojamiento en infraestructura con estándares de seguridad de sus proveedores.

El responsable no vende datos personales. Para operar el sitio web y los servicios asociados, puede compartir datos con encargados del tratamiento o proveedores tecnológicos, entre ellos:

• Microsoft Azure — alojamiento de la aplicación, base de datos y archivos (región Central US, Estados Unidos).
• Google Workspace — envío de correos transaccionales.
• Cloudflare Turnstile — validación anti-bot en formularios públicos.
• Google Maps — mapas embebidos, solo si el titular acepta cookies opcionales.

Cuando los datos se tratan fuera de Colombia, el responsable procura que existan salvaguardas adecuadas conforme a la normativa aplicable y a las políticas de los proveedores contratados.

Esta Política rige a partir de su publicación en /politica-de-tratamiento-de-datos. El responsable podrá actualizarla en cualquier momento; la versión vigente estará disponible en esta página con indicación de la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se informará por los canales razonables del condominio o del sitio web.

De conformidad con la normativa colombiana, el responsable evalúa la obligación de registrar la base de datos del padrón de copropietarios y demás bases asociadas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. La inscripción, cuando proceda, será gestionada por la administración del condominio y esta Política se actualizará para indicar el estado del registro.

• Política de privacidad del sitio web
• Política de cookies
• Aviso legal

Para consultas sobre esta Política o para ejercer sus derechos como titular de datos personales, escriba a representantelegal@sanmartin2.com. Para soporte técnico del sitio web: it@sanmartin2.com.